El inicio de una nueva Practica Ortodóncica (Sin Papeles en la Oficina) "Paperless": Tips para los recién graduados y practicas existentes

Por Jesse M. Dana

(Traducido por: Dr. Luis Rafael Serret H.)

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Al iniciar una practica Ortodóncica, existen ciertos factores que debemos tener en cuenta para que la misma tenga desde el inicio un rápido éxito. Lo primero y más importante es desarrollar un adecuado plan de negocio que incluya una investigación sobre la población según la ubicación, así como también el equipo y materiales a emplear. A good business plan makes it much easier to secure a loan and may, in fact, make you a very desirable candidate for a loan with competitive rates and terms. Ahora, les daré un foto-tour de mí recién inaugurada práctica la cual ha tenido un fantástico inicio. Así como iniciamos, quiero que sepan que el solo tener aspectos auténticos en la oficina ha impresionado a positivamente a los pacientes y esto ha hecho que desde el principio todo sea un éxito.

Abajo, encontraran una terminal de Internet que le permite al paciente o a los padres checar en la Web o revisar sus e-mails. Lo malo de esto es que algunos pacientes acceden a sitios inapropiados de la Web; pero para prevenir esto el ordenador es programado con bloqueos (en nuestro caso usamos NetNanny 5.0).

 

 

En otra pared, tenemos un PlayStation para lo pacientes y padres, contamos con muchos juegos los cuales tienen una gran demanda.

 
A la derecha del PlayStation 2, existe una TV/VCR en donde los niños pueden seleccionar películas mientras esperan, esto es excelente para los pequeños y los mantienen ocupados mientras esperan a que sus hermanos sean tratados. De igual forma tenemos un juego de Lego el cual es fácil de usar y de limpiar.
Otra gran atracción es nuestra maquina de hacer capuchino; les ofrecemos a los pacientes capuchino, café o chocolate caliente. A los niños se les regala una tasa caliente de chocolate al finalizar su cita; de hecho todos estos extras hacen que los pacientes se sientan mas confortables y siempre bienvenidos al llegar a la oficina. (debemos tomar muy en cuenta la desinfección y el mantenimiento de la maquina).
Una característica que ayudaría a distinguir una oficina de otra, es el empleo de lo último en tecnología; y basándonos en eso, es imperativo seleccionar el software que les brinde las opciones que realmente requieres en la oficina. Existen muchas compañías de software y el hecho de elegir la ideal resulta un poco critico (nosotros usamos Advanced Ortho Systems). La mayoría de nuestras estaciones son de pantalla plana LCD y de conexión delgada; lo que permite que las mismas puedan conectarse directamente y en común a un mismo servidor sin corromperse. Recomendamos las conexiones delgadas con Windows XP Embedded; una versión limitada del sistema Windows XP. Estas no requieren de disco duro y por ello casi nunca se dañan por los virus. Las mismas un poco menos que las PC tradicionales (mas o menos entre $500 - $600 por terminal) otro beneficio es que no requieren ser actualizadas cada 2 - 4 anos. Es importante tener en cuenta que el software sea compatible con las terminaciones delgadas, lo que reduciría dramáticamente el costo del equipamiento computarizado al iniciar una práctica o a computarizar una practica ya existente.
Otra opción es buscar un servidor que puede costar miles de dólares o tener una compañía de software que nos sirvan de servidores a través del (ASP) Application Service Provider o del (IPD) Internet Program Delivery Services. ASP/IPD utilice la comunicación por Internet con un servidor que contiene en el programa los datos del paciente; el costo de este servicio es aproximadamente entre $ 150 - $ 200 por mes; sin embargo, esto depende directamente de la compañía que uses. Con el (AOS) Advanced Ortho Systems, nosotros podemos usar el IPD y el AOS con actualizaciones diarias de nuestros datos en múltiples servidores; así mismo podemos preparar dos respaldos en DVD al mes archivando uno y enviando otro a nuestra oficina. Esto elimina las fallas en los respaldos y reduce significativamente el tiempo del staff y de la oficina. Otra ventaja del ASP/ IPD es que le permite a la compañía del programa trabajar en tu sistema sin que requiera desperdicio de tiempo del staff en el teléfono. En algunos casos, cuando existe algún problema, el staff o equipo de trabajo se comunica con la compañía y mediante su soporte técnico les ayudan a resolver el problema. Muchas veces dicho equipo de soporte técnico necesitan largo periodos de tiempo para solucionar los problemas que se presentan; con el ASP/IPD, existen algunos ajustes que se deben de hacer, el servidor, que esta en su localidad son los que deben de arreglar los problemas sin que su equipo de trabajo malgaste tiempo en el teléfono o intervenga en su oficina en alguna de sus estaciones de trabajo. La actualización del programa se puede realizar incluso cuando la oficina esta cerrada; estas son realizadas inmediatamente la compañía actualiza su servidor, por lo que usted no tendrá la necesidad de que le envíen discos o mails. Otra maravillosa ventaja es que puedes mantener activa la seguridad del servidor (mientras tengas tu dirección y contraseña en los datos) y sin importar el lugar de donde te conectes al Internet. Esto trabaja fenomenal gracias al satélite permitiendo así que desde tu hogar puedas trabajar revisando cualquier información.

Una vez entres a nuestra área de recepción encontraras un monitor "touch screen check in" para revisar datos de los pacientes, nombres, fotos y tiempo de citas. El paciente toca la pantalla o el monitor en donde aparece su nombre o foto y su imagen aumenta conjuntamente con algunas preguntas como ej: ( Como estuvo tu juego de soccer? Etc.). Se puede emplear un monitor convencional, sin embargo nuestros pacientes disfrutan más los monitores interactivos. Este sistema nos ayuda mediante el enlace con otras estaciones de trabajo ha darnos cuenta de que el paciente llego manteniéndonos siempre en tiempo según la agenda.

 
En el área clínica, cada unidad es equipada con un monitor plano touch screen y los mismos para mantenerlos descontaminados se limpian con desinfectantes entre paciente y paciente, los cual es conveniente cuando estamos observando imágenes. Estos monitores son mucho más costosos que los convencionales ($800-$1,000 cada uno) sin embargo los mismos no son tan esenciales. Si es conveniente puedes instalar los convencionales teniendo cuidado de mantener el control de la desinfección.
Cuando entras a la sala de consultas, versa una laptop, una unidad odontológica y una TV. De plasma de 42". Esta TV, tiene la ventaja de que el paciente puede ver sus imagines tamaño gigante lo que hace mas fácil que el mismo comprenda mucho mas rápido de que se trata su problema; esto hace que el ingreso del paciente sea mayor; la computadora se emplea para correr el programa OrthoMation.
Detrás de nuestra oficina de negocios, tenemos nuestra propia estación de imagines que incluye una PC. Esto es necesario para bajar las imágenes digitales al disco duro y así las mismas puedan ser introducidas al programa AOS. Asimismo tenemos un scanner profesional (Epson Expression 1680) que nos permite escanear las radiografías, transferir los récords o las formas con sus firmas en la computadora. De igual forma esto hace posible que en nuestro Paperless (AOS) podamos tener datos importantes como consentimiento informado, historia médica y contratos de pago.
Nuestros baños han sido decorados para ofrecer confort a los pacientes; instalamos retretes y lavamanos automáticos; lo que le brinda al paciente comodidad manteniendo la sanidad. Esto de igual manera va de acuerdo a la tecnología de la clínica. Todos los detalles que existen son importantes para el paciente, desde el diseño de los baños que implica cuanto se esfuerza el Doctor y su equipo en brindar lo mejor a sus pacientes.
En nuestro laboratorio encontraras una computadora que nos permitirá ver las Rx. Panorámicas para los procedimientos de adhesión indirecta. Desde allí accesamos a la agenda y las fichas de los pacientes. Colocamos teléfonos en todas nuestras áreas, lo que reduce el número de fallas manteniendo un control de citas desde todos los lugares. Los gastos operacionales se reducen desde que un empleado entrenado mantiene actualizado el inventario o cualquier cosa que se requiera en la oficina. Actualmente esta comunicación se realiza o por vía telefónica o por sistemas computarizados.
Otra selección importante son las impresoras a usar; nosotros usamos impresoras láser a color; recomendamos la Minolta Magicolor 2350EN, en donde las fotos de imágenes se pueden hacer en papel convencional. Esto reduciría el costo en cuanto a papel fotográfico. Otra alternativa puede ser la Minolta Magicolor 2300; la cual es buena y no requiere de papel fotográfico; así mismo contamos con una impresora HP OfficeJet 6110 la cual se usa de rutina para cualquier escrito como copias, fax etc. Nosotros en la primera visita tomamos fotos digitales las cuales la organizamos según (VistaDent), se las imprimimos y el paciente se las lleva al concluir la cita.
Nuestro programa AOS nos permite revisar de manera continua las fichas de los tratamientos según las necesidades; tenemos códigos para los pacientes lo cual los podemos configurar completamente llevando los exámenes iniciales a la pantalla de plasma de la TV ubicada al frente de la unidad odontológica y así el paciente los puede observar una vez estos hayan concluido. Un coordinador de los tratamientos se encarga de colocar los códigos de los pacientes a la PC, mientras el doctor completa el examen inicial; todos estos códigos de los pacientes se organizan para imprimirlos una vez estos son impresos el paciente se lleva a casa nuestro diagnostico completo y las alternativas de tratamientos. Como resultado ella o el se marcha con una real explicación de su problema de maloclusión, los beneficios del tratamiento, fotos intraorales y extraorales e información del precio y planes de pago. Esto hace que el paciente en potencia tenga dos temas importantes: uno platicar con la familia sobre el tratamiento costo y beneficios, en donde luego podemos incluir el plan de tratamiento completo en el código del paciente permitiendo así poder hacer cartas que posteriormente será enviadas. Por ejemplo: se puede enviar una carta al doctor referidor del paciente (fotos, descripción de la maloclusión y plan de tratamiento) otro ejemplo puede ser: una carta a la compañía de seguro que garantice el tiempo dedicado al paciente. Cualquier tipo de cartas y fotos se pueden hacer y enviar con este formato de códigos.

Finalmente, proveer alta tecnología a la oficina puede disminuir el tiempo de trabajo para el staff, aumenta la eficacia, mejora la aceptación y el inicio de los pacientes y le da a la oficina una categoría distinta y memorable. Sin embargo, lo mas importante es atender adecuadamente al paciente haciendo que el o ella sean las personas mas importantes en la oficina; hacerlos sentir como parte de la familia! Nuestra meta para cada paciente es los mismos se marchen de la oficina contentos e impactados (Raving Fans1) y esto se logra si nosotros llenamos sus expectativas.

1. Blanchard K, Bowles S. Raving Fans. William Morrow and Company, Inc. New York. 1993.
Acerca del Autor: El Dr. Jesse M. Dana recibió su grado (D.D.S.) en el Centro Medico de la Universidad de Nebraska; completo su residencia en ortodoncia en la Universidad Nova Southeastern en Davie, Florida. El Dr. Dana escribe para la Universidad Nova Southeastern en el Departamento de Ortodoncia y es coautor del Estudio Comparativo del Análisis Cefalométrico: Manual Dolphin 8.0, VistaDent 9.0, un artículo que se publicara pronto en la Revista Clínica de Ortodoncia (JCO). El Dr. Dana tiene su práctica privada en Spearfish en Dakota del Sur y su alta tecnología en la clínica ha hecho posible que salga publicado dos periódicos.