El
Camino al Nirvana libre de Papel
Dr. Hugh R. Phillis
(Traducido
por Dr. Luis Rafael Serret)
Historial
Sospecharía,
que cualquier ortodoncista que haya tenido algunos años trabajando con algún
sistema computarizado ha oído escuchar en algún momento el nombre de “Nirvana
libre de papel” (Sin papeles en la oficina).
Los
mas grandes productores de programas (Software) hacen referencia de esto como
lo último en tecnología aplicada en la oficina; sin embargo cada vez que alguno
de nosotros piensa en iniciar sin papel, siempre nos surge la pregunta “Pero,
Que tal si o “¿Como puedo hacer esto? Escenarios que nos inclinan a seguir
empleando nuestros sistemas anteriores de papel y películas basadas en realidades.
Mi
visión sobre el “Paperless” tiene su inicio basado en sueños que he tenido
desde hace 21 años. En 1982, inicié una práctica trabajando como asociado
en una oficina con el sistema “ State-of-art” el cual era del tamaño de un
refrigerador pequeño, tenia 10 megabytes de memoria y manejaba todas las cuentas
de los pacientes; no manejaba calendarios, fechas, ni cartas etc.
Procesando
durante los años, hoy estoy en mi 5to. sistema de programación, el cual es
capaz de suplir y ofrecer todas las necesidades a nivel operacional eliminando
el papeleo en la oficina.
Mi
meta es describir todo lo que pienso y las decisiones que me permitan estar
en el lugar en el que estoy hoy en día; de igual forma ofrecer mis observaciones
en el actual software y mantener la compañía a la vanguardia para el futuro.
La
relación
Trabajar
en compañías de software para ortodoncia es como trabajar a diario. Después
del paso inicial y aprovechar lo mejor del sistema; de pronto encuentras una
compañía que se ajusta a tu personalidad y responde todas las preguntas manteniendo
un costo competitivo y buen soporte del producto. Realmente, la iniciación
surge debido al poco entendimiento y según
la relación que se desarrolla en donde ambos tienen ciertas responsabilidades.
Tú
pagas por un producto, soporte y servicio que según algún contrato deben seguir
y garantizar. Ellos tienen que ofrecer entrenamientos independientemente del
tiempo que se tome; hoy tratan de desarrollar software relativamente fáciles
de manejar y de entender; nos permiten introducir datos e informaciones para
mantener al día el diseño de los mismos.
Nosotros
como usuarios actualizamos los sistemas periódicamente y así evitamos problemas
futuros. La relación debe de ser estrecha y estar ahí en las buenas y en las
malas. La pregunta es: ¿Cual debo de elegir?
Mi
elección
Yo
elegí el Sistema Advance Orthodontic,
LLC (AOS) desarrollado por Charles Lewis y lo compartimos gracias a nuestra
amistad desde 1993. Para ese entonces, él trabajaba con el Sistema Integrated
Management (IMS). Esta compañía ofrecía muchas ideas de innovación, como su
económico disco duro que me inclino de pronto a cambiar mi segundo y primer
sistema a los Sistemas Análogos Digitales (ADS).
Cerca
de 1999, Charles Lewis decidió que él tenía una visión diferente sobre el
desarrollo del software ortodóncico por lo que vendió sus acciones del IMS
para iniciar otra compañía, naciendo
así “Corporation Technologies (CPI)”, la cual se basaba en brindar informaciones
enfocadas al paciente. Para este tiempo, decidió compartir conmigo el prospecto
de su negocio lo cual me impresionó. No solamente mediante el software analizó
las expectativas del mercado de venta ortodóncico, sino también que se enfoco
en describir una dirección para su desarrollo, lo cual fue fascinante e innovativo.
Yo,
mientras, estaba en medio de un dilema entre actualizar mi propio software
o hacer los cambios al nuevo, en donde ya todos los sistemas estaban pasando
del DOS a Windows; tenía que elegir entre la versión nueva IMS o el desarrollo
del CPI. Elegí el CPI basado en su visión y el sentimiento que proveería según
la descripción de su prospecto.
El
curso
Como
sucede en todo cambio, no todo se da como se había sido planeado. Encontramos
pequeñas sorpresas que requirieron posteriormente ser arregladas, etc. Después
de pequeños detalles, el nuevo disco duro y el software corrían con lentitud.
La conversión de datos (provenientes de CPI) se transferían con informaciones
críticas; tanto la conversión de los pacientes como el entrenamiento del Staff
eran confusas.
Alrededor
del 2001, surgió una relación entre CPI
y American Orthodontics, lo que le permitió a CPI la oportunidad de unir esfuerzos
y meterse aun más en el mercado ortodóncico. Más tarde surgió una sub-compañía
de CPI; AOS, enfocada exclusivamente para software ortodóncico; en este entonces
ya iniciaba el acceso a Internet siendo ésta una opción. Finalmente, yo estaba
listo para dar el paso más grande al “Paperless” (Sin papeles en la oficina).
El
cambio
Para
Julio del 2003, realicé el cambio con la actualización del AOS a la versión
IPD (Internet Program Delivery); y para ese mismo tiempo también instale
la estación computarizada de trabajo
en todas las unidades; este Software ha sido totalmente diferente que las
versiones originales de CPI y AOS. Sin embargo, lo más novedoso fue que el
servidor o la base de datos de la oficina estaba conectada a Internet.
Me
imagino que preguntarían… ¿Porque hizo eso?
La
ventaja es: que el software lo podemos revisar, corregir, actualizar, mejorar
y compartir; lo que significa que no perderíamos tiempo de meses y meses para
su actualización y mejoría.
Por
otro lado, ellos, tienen la responsabilidad de revisarlo diariamente manteniendo
los servidores y la seguridad para el acceso.
Esto
es mucho mejor que lo que hacía en casa; resulta menos costoso, bien entendible
y aplicado al 100% solo a las oficinas ortodóncicas. No requiere tener grandes
aparatologías computarizadas, ni personas que nos contacten con los servidores
como se hacía antes.
Las
nuevas computadoras personales (Laptops) aplicadas e instaladas en las unidades
han hecho que la conversión de esta tecnología sea aceptada con rapidez y
entusiasmo.
Entre
varias desventajas podemos citar algunas:
Siempre
existe cierto costo con los nuevos equipos y actualizaciones; pero las unidades
de Laptops están cerca de 60% comparándolas con las estaciones convencionales.
Nosotros hemos tenido mínimos problemas con la velocidad y las transmisiones
con la conexión de Internet; esto por lo pronto no provoca la perdida de datos.
El
apoyo tecnológico relacionado a Internet y su conectividad se hace más eficiente
cada vez más.
Otra
razón por la que hice el cambio, es que: era “Nueva”; y lo admito. La nueva
tecnología y sus aplicaciones me excitan. Lo que significa que muchos ortodoncista
son técnicos y siempre esperan lo Nuevo, lo Rápido, y lo último de lo que
sea.
Así
mismo pudimos ver las futuras aplicaciones para aumentar y expander el ingreso
de pacientes intercambiando datos por medio de Internet en la oficinas; y
como es de imaginar soy uno de los ortodoncistas quien se mantiene a la vanguardia.
La
realidad
Ahora,
cuatro anos más tarde, ¿Donde estoy? Como está funcionando mi Software ortodóncico? ¡¡“Fenomenal”!! Sigo siendo fiel
creyente de la compañía AOS, la cual es innovativa, y nos brinda excelente
soporte, entrenamiento y capacitación, pero lo más importante es que nos brinda
lo que realmente nos prometieron.
El
software se mantiene estable (desde las versiones originales del CPI y del
AOS), y nunca se ha corrompido. Hoy en día sigo aprendiendo la utilidad del
nuevo software IPD; pero día tras día mi equipo de trabajo y yo estamos conscientes
que nos estamos acercando al “Paperless Nirvana” (Sin papeles en la oficina);
y no soy yo sólo el que se inclina hacia este cambio muchos también se unen
a la revolución porque de igual forma tienen visión.
Yo,
rutinariamente mantengo una comunicación constante vía e-mail con el soporte
técnico del AOS, en donde compartimos preguntas y comentarios. Ellos regularmente
están allí, y a veces asistiendo en las modificaciones del programa; muchas
veces ofrecen entrenamientos y capacitaciones sobre el uso del software, lo
cual es considerado como “Actualización del futuro”.
Mi
archivo de récord se sustenta con todo este cambio y regularmente realizo
las modificaciones pertinentes.
El
futuro
Siempre
estoy pendiente mirando hacia el futuro para expander la utilidad de éste
tan sofisticado y comprensivo software; lo que me ha iniciado ya al “Paperless”.
Generalmente
todos los datos de los pacientes, las citas, las cuentas, los seguros, los
tratamientos, los diagnósticos y las cartas son archivadas y realizadas por
el software.
Mi
meta es eliminar de una vez por todas, los antiguos récords de papel a partir
de Enero 2004; de hecho he iniciado la imagen digital desde fotos hasta radiografías
desde 2002 y estoy empleando el Dolphing Images desde 1996; lo que ha sido
un apoyo integral bastante positivo.
Sin
embargo requiero realizar ciertos ajustes como es el llenado de las formas
o las historias del paciente; pero estoy planeando integrar PC planas para
que el propio paciente complete su historial directamente en el programa (como
seria información personal, su historia de salud, el tipo de seguro, consentimiento
informado, HIPPA, etc.).
El
software y su tecnología esta lista, pero mi equipo y yo solo podemos realizar
los cambios uno a la vez.
En
algunos años, me imagino que el teclado será reemplazado por el reconocimiento
de la voz y el E-mail, será empleado como los teléfonos por lo que las consultas,
y las discusiones del tratamiento rutinariamente se realizaran vía Internet.
Los
pacientes siempre esperan y demandan esos servicios de manera rutinaria, pero
no extraordinaria; por lo que prepararse para dicho cambio resultaría impactante
y seria un reto.
El
fin
Muchas
gracias por haber leído esta misiva; he tenido la oportunidad de publicar
esta historia como un ejemplo de la experiencia
positiva con las compañías de software.
He
trabajado muy duro para conseguir buenas compañías y he logrado la recompensa
durante los años de emplear muchos buenos sistemas, lo que me ha enseñado
ciertas cosas “no detenerme en el camino” siempre buscar lo mejor y poder
compartirlo siempre.
¿Que
es lo que he aprendido y que haría diferente con todas estas experiencias?
Tres
cosas:
Organizar
tu práctica como prioridad: lo que quiere decir que tu entrenamiento no
debe ser entre pacientes, ellos necesitan ser atendidos. Su entrenador debe
ser una persona competente, que realmente puede enseñarte el mejor uso del
sistema; ellos no son quienes escriben el programa aunque tengan la habilidad
de hacer cambios en ellos.
Enfocarse
a aprender del sistema; tu programa es tan bueno según el equipo sabe como
usarlo, no debes desesperarte, a veces se requiere de un segundo entrenamiento
para comprender y sacarle el mejor de los provechos al mismo.
Ser
respetuoso con la compañía del software y
así ellos lo serán contigo; se trata de compartir ideas y sugerencias para
mejorarlo, pero no esperes que lo implementen de inmediato. Todo lo que pienses
es importante pero no universalmente reconocido.
Trabajar
manteniendo una buena comunicación. No solamente critiqué todo el tiempo, no olvide
comunicarle todo lo maravilloso del programa; es como cuando te dicen cosas
de tu hijo, que tu reacción inmediata es ponerte a la defensiva; así mismo
ocurre cuando hablas mal de cualquier programa o sistema; los programadores
de igual forma tienen sentimientos.
El
esfuerzo mutuo de compartir críticas constructivas hace posible una buena
relación a largo plazo.
Como
siempre he dicho desde el principio, es como una Cita… o no!!